保育園・保育士の業務効率化案 | ICTシステム導入から現場アイデアまで解説
「子どもと向き合う時間よりも、書類を書いている時間の方が長い・・・」「現金集金の管理が大変で負担になっている・・・」「どうすれば、職員が疲弊せず、子どもたちと心ゆくまで向き合える環境を作れるのか？」
もし貴園がこのような課題を抱えているのであれば、それは一園の努力不足ではありません。保育士の業務負担の増加は、職員の定着率や、ひいては保育の質そのものに影響を及ぼす、保育業界全体の経営課題です。
最新のICTシステム導入による抜本的な改善から、現場で今日から実践できる事務作業・行事準備の具体的な削減アイデアまで、網羅的にご紹介していきます。
＼「誰でも決済」は月額費用が無料でご利用いただけます／
以下のWebサイトよりお問い合わせください
https://daredemo-kessai.com
＞＞3分でわかる！誰でも決済のサービス資料ダウンロードはこちら
保育士の業務負担が多い理由は？
多くの保育士さんが多忙を極める背景には、複数の要因が絡み合っています。これらを正しく理解することが、効果的な改善策を打つための第一歩です。
慢性的な人手不足と業務量の多さ
日本の保育士の配置基準は、他国と比較しても決して余裕があるとは言えません。
この基準ギリギリの人員配置に加え、子どもの安全管理や保護者対応、さらには日々の保育記録といった業務が積み重なり、一人あたりの負担が過剰になっています。
アナログな事務作業の多さ
「なぜ紙でやる必要があるのだろう？」と感じるような、アナログな事務作業が依然として多く残っています。
- 手書きの連絡帳、おたより、指導案
- タイムカードや出勤簿の手作業での集計
- 現金での集金、釣銭管理
- 膨大な量の書類ファイリング
こうした作業は、専門的なスキルを必要としないにも関わらず、保育士の貴重な時間を奪っています。
行事・製作物の負担
運動会、発表会、生活発表会、季節の製作物など、保護者や子どもたちの期待に応えるための行事や製作準備が、想像以上に大きな負担となっています。
特に、「前例踏襲」で毎年同じような準備をゼロからやり直す非効率さが、残業の大きな原因です。
＼「誰でも決済」は月額費用が無料でご利用いただけます／
以下のWebサイトよりお問い合わせください
https://daredemo-kessai.com
＞＞3分でわかる！誰でも決済のサービス資料ダウンロードはこちら
保育ICTシステム導入による業務改善
現在、最も効果的かつ根本的な業務効率化策として注目されているのが、「保育ICTシステム」の導入です。
これは、単なるツールではなく、保育園の業務効率化を根本から変えるための投資です。
登降園管理・勤怠管理の自動化
- 【改善前】 手書きの出欠表、タイムカードの打刻と月末集計
- 【改善後】 タブレットやICカードによる自動打刻。保護者アプリで登降園時刻をリアルタイム共有。集計も自動化され、給与計算ソフトとの連携も可能。
キャッシュレス導入による現金管理の効率化
遠足代、教材費などの集金業務は、金額の確認、釣銭の準備、金庫への保管、記帳と、非常に神経を使います。
ICTシステムと連携したキャッシュレス決済を導入することで、保育士が現金に触れる機会をゼロにでき、集金ミスや紛失のリスクを排除できます。
＼「誰でも決済」は月額費用が無料でご利用いただけます／
以下のWebサイトよりお問い合わせください
https://daredemo-kessai.com
＞＞3分でわかる！誰でも決済のサービス資料ダウンロードはこちら
指導案やおたより作成の効率化
システム内に指導案のテンプレートや過去の履歴が保存できるため、ゼロから作成する必要がなくなります。
また、文例集や写真・動画のストック機能を利用することで、保護者へのおたよりや連絡帳の作成時間を大幅に短縮できます。
保護者連絡の一斉配信による電話対応削減
欠席連絡、遅刻、預かり保育の依頼などが電話に集中すると、保育士は保育の手を止めざるを得ません。
保護者アプリによる一斉・個別連絡のデジタル配信と、アプリ内での欠席連絡機能を導入することで、電話対応の時間を削減し、情報伝達の正確性も向上します。
【書類・事務編】の改善アイデア
ICTシステム導入が難しい場合や、さらに効率化を進めたい場合に、すぐに試せる現場のアイデアをご紹介します。
書類のフォーマット化・テンプレート活用
ゼロから書類を作るのをやめて、書類のフォーマット化やテンプレート化を検討しましょう。
- 年間指導計画、月案、週案、おたよりなど、全ての書類を統一のデジタルフォーマットにし、共通フォルダーで管理します。
- 一度作成した文例や素材を「ストック」し、翌年以降は「コピペと微修正」で済ませるルールを徹底します。
おたよりや掲示物のデジタル配信・素材のストック
おたよりは印刷・三つ折り・配布の手間を削減するため、極力デジタル配信に切り替えます。
園内の掲示物も、プリンターで印刷するのではなく、大きなモニターに表示するデジタルサイネージ化することで、作成・貼り替えの手間を削減できます。
ノンコンタクトタイム（事務時間）の確保と分担
「事務作業は保育時間外にやるもの」という認識を改めましょう。
- 子どもの午睡中や、他の保育士が休憩中の時間帯に、必ず事務作業に集中できる時間（ノンコンタクトタイム*をシフトに組み込みます。
- 園全体で「書類作成・ファイリング」「行事準備・製作物の準備」「保護者対応」など、役割を分担し、事務作業を属人化させない仕組みを作ります。
＼「誰でも決済」は月額費用が無料でご利用いただけます／
以下のWebサイトよりお問い合わせください
https://daredemo-kessai.com
＞＞3分でわかる！誰でも決済のサービス資料ダウンロードはこちら
【行事・製作編】の改善アイデア
行事の準備や製作物に過剰に手間をかける必要はありません。「何のためにやるのか」という原点に立ち返り、見直しをかけます。
行事の規模・内容の見直しと廃止の検討
- 目的が曖昧な行事や、準備に比して得られる効果が少ない行事は、廃止または簡略化を検討します。
- 保護者からのヒアリングやアンケートを行い、本当に求められている行事に絞り込みます。
製作物のラミネート保存と使い回し
「製作物は毎年全てオリジナルで」という思い込みを捨てることが重要です。
- 壁面飾りや製作物のパーツは、耐久性の高い素材（厚紙、フェルトなど）で作製し、ラミネート加工して毎年使い回します。
- 過去の製作物の完成品を写真付きでファイリングし、「テンプレート集」として引き継ぐようにします。
既製品や便利グッズの積極的な活用
手作りにこだわりすぎないことが、業務効率化の鉄則です。
- 装飾は、手間のかかる立体的なものよりも、プロのデザイナーが作った既製のイラスト素材や、市販の飾り付けを積極的に活用します。
- ハサミやのりを使う作業は、裁断機や電動ホッチキスなどの便利グッズに投資し、作業時間を物理的に短縮します。
準備プロセスのマニュアル化と情報共有
行事や製作物の準備は、経験年数に関わらず、誰でも同じ品質で作業できるようにマニュアル化します。
「〇月〇日までに、この担当者が、ここまでの作業を完了させる」というタスクと期限を明確にし、ホワイトボードや共通のデジタルツールで共有します。
＼「誰でも決済」は月額費用が無料でご利用いただけます／
以下のWebサイトよりお問い合わせください
https://daredemo-kessai.com
＞＞3分でわかる！誰でも決済のサービス資料ダウンロードはこちら
業務効率化がもたらす保育士と子どもへのメリット
業務効率化は「仕事を減らす」ことが目的ではなく、「本当に大切なこと」に時間と労力を振り分けるための手段です。
子どもと向き合う精神的・時間的余裕が生まれる
事務作業のストレスから解放されることで、保育士は心にゆとりが生まれます。
結果として、子ども一人ひとりの些細な変化に気づきやすくなり、より質の高い、きめ細やかな保育を提供できるようになります。これが保育の質の向上に直結します。
保護者とのコミュニケーションが円滑になり信頼関係が深まる
連絡帳やおたよりの作成時間が短縮されることで、内容を充実させることができます。
また、緊急時や個別相談にも余裕をもって対応できるようになり、保護者との信頼関係が深まります。
持ち帰り仕事・残業が減りワークライフバランスが整う
業務効率化の最大の成果は、保育士自身のワークライフバランスの改善です。
残業や持ち帰り仕事がなくなることで、プライベートの時間が充実し、結果的に離職率の低下、そして保育士の定着率向上につながります。
まとめ
保育士の業務効率化は、日本の保育業界にとって避けられない課題です。
この記事でご紹介したように、解決策は大きく分けて二つあります。
- 【根本的な解決】 登降園管理や書類作成を自動化する保育ICTシステムの導入
- 【現場での改善】 事務作業・行事の「やめる・減らす・テンプレート化する」アイデアの実践
これらの対策を一つずつ実行することで、「忙しくて疲弊する職場」から「子どもと向き合える、働きがいのある職場」へと確実に変わることができます。
貴園でも、まずは現状の業務をリストアップし、「最も時間を奪っている非効率な作業」から改善を始めてみてください。
＼「誰でも決済」は月額費用が無料でご利用いただけます／
以下のWebサイトよりお問い合わせください
https://daredemo-kessai.com
