全国的に保育士不足が深刻化する中、保育現場における業務効率化と働きやすい環境づくりは喫緊の課題となっています。さらに、試行・実施が進む「こども誰でも通園制度」等においても、国からキャッシュレス決済の推進が掲げられるなど、施設における集金・決済業務のデジタル化に大きな注目が集まっています。

こうした潮流の中、愛知県東海市では現場の保育士の負担を軽減するため、BABY JOB株式会社が提供する保育施設向けキャッシュレス決済サービス「誰でも決済」を導入しました。

今回は、導入を推進した東海市 幼児保育課の沢田様(以下、沢田様)と、実際に現場で運用されている東海市立みどり保育園 園長の森先生(以下、森先生)にインタビューを実施。導入前の課題や選定の決め手、導入後に現場と保護者双方に訪れたポジティブな変化について詳しく伺いました。

導入の背景と課題：「現金管理と銀行振込が現場の負担に」

Q：まずは「誰でも決済」をご導入される前に、直面していた現場の課題について教えてください。

A（森先生）： 当園では「緊急一時保育」や「非定型保育」などを実施しており、以前は利用料を現金でお預かりしていました。お金をいただくたびに納付通知書や払い込み書を手書きで作成し、領収書のコピーを取って園で保管するなど、事務面での大きな手間がかかっていたんです。

さらに負担だったのが銀行への払い込みです。現金をお預かりした以上、園に置いておくわけにはいかないので、銀行対応の関係で遅くとも14時半までに銀行へ行かなければなりませんでした。私や主任が業務の合間を縫って「今だ！」というタイミングで、時間制限に追われながら急いで銀行へ走っていたため、精神的な焦りや負担が常にありましたね。

Q：当時、集金業務についてどのような課題を感じていましたか？

A（沢田様）：キャッシュレス化については保護者様からは特段ご要望があったわけではなく、長年現金払いが当たり前という認識でした。ただ、現在さまざまな自治体で保育士不足が叫ばれる中、当市でも「どうすれば保育士の負担を減らせるか」「どんな工夫があれば現場が楽になるか」を一番に考えていました。

その中で上がってきたのが、現金管理や銀行振込の業務負担だったんです。「こども誰でも通園制度」においてキャッシュレス決済が国から推奨されていたことも後押しとなり、本格的にキャッシュレス化の導入を検討し始めました。

選定の決め手：端末機器が不要「QRコードを置くだけ」の手軽さが鍵

Q：いくつかのサービスを比較する中で、「誰でも決済」を選んだポイントは何でしたか？ 

A（沢田様）： 一番の決め手は「専用の端末機器が不要で、QRコードを置くだけで運用できる」という点です。他の市役所窓口などで使われているような決済端末機を保育園に置いた場合、毎日使うわけではない園では「操作を覚えるのが大変」「機器への抵抗感がある」といった新たな負担が生じてしまいます。

また、利用頻度がそこまで高くない場合、機器の購入コストが見合わない点も懸念していました。「誰でも決済」なら端末代がかからず、QRコードとシンプルな説明資料だけで完結するため、「これなら現場の負担を増やさずに導入できる」と確信して決定しました。

Q：導入にあたり、現場の先生方の負担を減らすために工夫したことはありますか？

A（沢田様）： 園長先生方の業務負担を少しでも減らしたいと考え、商品登録などの初期設定は、すべて市役所側で一括して行いました。初期設定といっても商品の登録が中心だったため、大きな負担はありませんでした。また、非常にシンプルな仕組みなので、市内の運用に合わせて柔軟に活用しやすかったです。運用開始にあたっては、市独自のマニュアルも作成し、関係者が迷うことなく運用できるように準備を整えました。 

導入後の効果：送迎時の柔軟な対応を実現

Q：実際に「誰でも決済」を導入されて、以前の運用と変わったと感じる点はありますか 

A（森先生）： 手書きの通知書作成や領収書のコピーといった事務作業が減り、なによりも「銀行へ行かなければならない」というプレッシャーから解放されたことが本当に大きいです。

また、保護者様へのご案内も非常に柔軟になりました。これまでは「集金日の朝、現金を持ってくるのを忘れてしまった」という場合、銀行の振込に間に合うよう、仕事の合間を縫って午前中に持ってきていただくようお願いしていました。しかしキャッシュレスになってからは「お迎え時にスマホで支払っていただければ大丈夫ですよ」とお伝えできるようになり、保護者様にとっても私どもにとっても大きな負担軽減になっています。

Q：保護者様やお迎えに来られるご家族からのご感想はいかがですか？

A（森先生）： 初めてご案内した方からは「今時ですね！」と驚かれますが、皆様スムーズに操作されています。「朝は忙しいので午後に支払いたい」というニーズにも応えられていますし、対応決済ブランドが利用期間中に増えたことでさらに喜ばれていますね。

また、体調不良の保護者様に代わってお迎えに来られたおじい様・おばあ様が支払われる機会もありました。「私でも払えるかしら」と不安そうにされていましたが、スマホひとつで間違いなく支払うことができ、「良かった、私でも払えたわ！」と安心されていました。「誰でも簡単に払える」という点の手軽さを実感しています。

Q：「誰でも決済」では、QRコードを手紙に添付して配布するなど、活用方法がありますが、窓口での「対面決済」にこだわられているそうですね。

A（沢田様）： 当市での利用場面は「こども誰でも通園制度」や一時預かりなど、単発でのご利用が中心です。そのため、支払い案内を手紙などで後からお送りする形にすると、どうしても支払いが後回しになり、「未納の確認や催促」といった管理業務が発生してしまうリスクがあります。そうした業務負担を避けるため、現状は利用時にその場でお支払いいただく、対面での決済に限定して運用しています。

A（森先生）： 保護者様がQRコードを読み込んで決済される際、隣で一緒に画面を確認しながらご案内しています。「しっかり支払えましたね」とお声がけして確認することで、金額の間違いやミスも防げますし、日々のコミュニケーションの機会にもなっています。

最後に：

Q：「こども誰でも通園制度」でのご利用状況や、今後の展望について教えてください。

A（沢田様）： 東海市では「こども誰でも通園制度」が大変好評で常に定員枠が埋まっている状態ですが、利用者のうちキャッシュレス決済を選ばれる割合はほぼ100%です。想定以上のキャッシュレス需要を体感しています。今後は一部の職員の給食費など残っている現金徴収についても段階的に見直しを進め、さらなる業務効率化を図っていく予定です。

Q：これから集金方法を見直す保育施設や自治体に、今回の経験から伝えられることはありますか？ 

A（森先生）： 「誰でも決済」はマニュアルもシンプルで分かりやすく、現場の職員からも「他の集金でも使いたい」と声が上がるほど好評です。最初は「新システムの導入」に不安があるかもしれませんが、現金管理や銀行訪問の手間がなくなることで、保育士本来の仕事である「子どもたちや保護者様と向き合う時間」をしっかりと確保できるようになります。現場の負担軽減と働きやすい環境づくりを目指す施設には、心からおすすめしたいサービスです。

A（沢田様）： 専用端末を設置する必要がなく、初期費用を抑えて手軽にスタートできる点は自治体や施設にとって非常に大きなメリットです。現場の先生方が少しでも楽になり、保育に集中できる環境をつくるために、ぜひキャッシュレス化の第一歩として検討してみてはいかがでしょうか。