近年、保育・教育施設や自治体において、集金業務のデジタル化やキャッシュレス化が急速に進んでいます。特に学童保育の短期利用や保育園の延長料金といった「月ごとに金額が変動する料金」の徴収は、現金管理に伴うリスクや口座振替の手続き・確認の手間が大きく、多くの現場で大きな負担となっていました。

北海道砂川市でも、学童保育や延長保育などの集金業務における現場の負担軽減と利便性向上を目指し、BABY JOB株式会社の集金・キャッシュレス決済サービス「誰でも決済」を導入しました。

今回は、砂川市保健福祉部子育て支援課の岡田様にインタビューを実施。サービス選定の決め手から、導入時に工夫されたポイント、現金管理リスクの解消や徴収スピードの向上といった具体的な導入効果まで詳しくお話を伺いました。

導入の背景：口座振替では防げない「変動料金」の手間と固定コスト

Q：学童保育や延長保育の集金方法として他社サービスや口座振替も検討されていたかと思いますが、採用の決め手は何だったのでしょうか？

A： 一番の決め手は、費用面での優位性と利便性の高さでした。毎月定額で発生する保育料などは口座振替でも対応しやすいのですが、利用状況によって毎月金額が変わる延長料金や学童の短期利用の場合、納付書で納入いただいていました。保護者から納付書での納付が負担であるという声もあり、キャッシュレス決済への移行を決めました。

また、月額の固定費用がかからない仕組みである点も、財政部門へ提案するにあたって他社と比較して格段に評価が高かったポイントです。以前から保育施設でおむつのサブスク「手ぶら登園」でお世話になっていたという安心感や繋がりもあり、スムーズに導入を決定できました。

現場の工夫と反響：図入りマニュアルでスムーズな運用開始を実現

Q：実際の運用の流れや、保護者様・園側の反響はいかがですか？

A： 延長料金や学童の短期利用などは月締めで取りまとめ、紙で金額とキャッシュレス決済の案内を保護者へお渡ししています。一時保育や病児保育はその都度、または1週間単位で決済していただく運用です。

導入当初はいくつか問い合わせがありましたが、BABY JOB社が導入支援で提供している、画面遷移のわかる図入りのマニュアルのひな形を活用して案内したところ、非常にスムーズに理解して決済してもらえるようになりました。

現在では「時間を気にせず払いやすくなった」「やりやすくてありがたい」といったお声を保護者から園長経由でいただいています。夜間や早朝に自宅から決済される方も多く、保護者様の都合のよいタイミングで支払いができ、利便性が向上し、集金完了までのスピードが格段に上がりました。

導入の効果：現金管理リスクの解消と一括管理による業務軽減

Q：導入によって、現場の業務やリスク管理にはどのような変化がありましたか？

A： 現金管理に伴うリスクと現場の負担が解消されたことが非常に大きいです。以前は園長が現金で徴収していた部分もありましたが、そこでの紛失リスクや回収の手間がなくなりました。集金の透明性が確保されたことで、保護者との信頼関係にもつながっていると感じています。現在、延長料金や学童利用料などのキャッシュレス化率は98〜99%に達しており、現金での支払いはほぼゼロに近くなりました。

また、保育・学童・一時保育など複数の事業の集金を1つのシステムで一括管理・確認できるようになったため、市役所の担当スタッフからも「非常に便利で助かっている」という声が出ています。7月から追加された「d払い」や「メルペイ」といった決済手段も好評で、選択肢が増えたことでより利用しやすくなったと感じています。

最後に：

Q：最後に、導入を検討されている他の自治体や施設へのメッセージをお願いします。

A： 管理する職員目線での業務軽減はもちろんですが、何よりも保護者様がスムーズかつ手軽に決済できる点が「誰でも決済」の大きな魅力だと思います。近隣の自治体とも情報交換をしていますが、もし集金業務や現金管理の負担で迷われている自治体や施設があれば、ぜひ導入をおすすめしたいですね。